Che cos’è l’Enterprise Content Management e perché dovresti valutarlo per la tua azienda

L’Enterprise Content Management (ECM) comprende un insieme di strumenti che permettono di ricavare il massimo vantaggio dalle informazioni, i contenuti e le conoscenze aziendali, tramite la gestione ottimale di tutti i documenti di un’azienda. 

L’ECM è, dunque, una soluzione che rende possibile accedere e lavorare su documenti di vario tipo, anche da remoto. È un alleato prezioso nella trasformazione digitale delle imprese, perché garantisce archiviazione, acquisizione, attivazione, analisi e condivisione delle risorse aziendali. 

A cosa serve l’Enterprise Content Management?

Il patrimonio informativo delle aziende è spesso disorganizzato, non è strutturato né facilmente accessibile. Nonostante si sia in possesso di risorse e informazioni, dunque, può capitare che queste non siano reperibili in tempi utili.  

L’ECM crea una rete informatica di archiviazione di documenti ben salda tra tutti i sistemi dei diversi reparti dell’azienda e supera questi ostacoli grazie a una gestione strutturata e smart. Nel concreto, riesce a: 

• organizzare tutti i dati/informazioni in un unico pool centralizzato e sicuro;
• velocizzare l’accesso a tutti i documenti;
• aumentare la sicurezza dei documenti, con modalità di accesso attente e dedicate ai dipendenti;
• convertire documenti cartacei o altri tipi di file in formato digitale, così da renderli più facilmente gestibili. 

Perché l’ECM andrebbe valutato per la propria azienda?

Una soluzione ECM può fare la differenza nella gestione dei contenuti che comprendono dati su clienti, opinioni e comportamenti. Un’organizzazione precisa e accessibile ne valorizza le potenzialità e riduce il dispendio di tempo, energie e risorse per riuscire a fruirne. In questo scenario di trasformazione digitale delle realtà aziendali, quindi, l’ECM rappresenta la chiave di volta per far funzionare un gruppo anche a distanza e per trarre pieni vantaggi dai contenuti di business. 

Scegliere la soluzione ECM giusta risulta, quindi, essenziale. Si inizia, in un primo momento, dalla valutazione della sua applicabilità a un singolo reparto e a una linea di business. Successivamente, si sviluppano degli obiettivi intrecciati all’ECM e scalabili a ogni divisione, procedendo con dei test iniziali e con la formazione interna. Una volta che il primo progetto avviato è stato completato, sarà più semplice, infatti, sviluppare una strategia condivisa con tutta l’azienda, ottenendo in questo modo massimi risultati. 

Enterprise Content Management: come funziona

L’Enterprise Content Management ha diverse funzionalità, tra le quali troviamo:

• Content management: è possibile caricare e condividere un contenuto con la massima sicurezza da qualsiasi device. La ricerca dei contenuti risulterà poi estremamente agevole, grazie all’organizzazione all’interno del cloud. 

• Acquisizione e strutturazione delle informazioni: tramite un sistema di classificazione, si può procedere con l’estrazione automatica dei dati, accelerando così tutti i processi di business legati al cliente e riducendo i costi delle operazioni.

• Gestione ottimale dei flussi di lavoro: l’automatizzazione dei flussi di lavoro rende la gestione dei processi più snella. 

• Sicurezza dei dati: per rendere possibile la massima sicurezza nell’archiviazione e condivisione dei documenti, vengono utilizzati dei sistemi crittografici e vengono forniti i diritti di accesso a particolari documenti solo a specifiche persone, sempre nel rispetto del GDPR.  

• Veloce ricerca dei documenti: il motore di ricerca interno permette di effettuare ricerche sulla base di singole parole chiave, filtri o tag. 

Una soluzione ECM che guarda al futuro e risponde alle esigenze del presente deve avere tutte queste caratteristiche ed essere adatto anche a smartphone e tablet (iOS e Android), con sincronizzazione di dati e informazioni su tutti i dispositivi, per garantire connessione e collaborazione.