ICT e AI

Data entry: cosa fa

Nell’ambito dei servizi di back office ha un ruolo molto importante la raccolta dei dati relativi ai propri clienti, che possono essere molto utili per poter organizzare campagne di marketing mirate e comprendere come ampliare la propria quota di mercato. La definizione che si usa per questo genere di operazioni è quella di “Data entry”. Di solito nelle aziende ci sono specifici addetti che hanno il compito di raccogliere, gestire e organizzare tutti questi dati, così da poterli usare al momento giusto.

Se vi state chiedendo cosa fa un addetto al data entry siete nel posto giusto. Scoprite di più insieme a noi nei prossimi paragrafi.

I dati da raccogliere

Come abbiamo già detto nella nostra introduzione un addetto al data entry si occupa soprattutto di inserire i dati nei sistemi aziendali. Queste informazioni possono essere relative ai clienti o ai potenziali tali, ma anche all’azienda stessa, come nel caso dei dati sui prodotti o sull’attività finanziaria dell’impresa.

L’azienda potrebbe usare dei software specifici, di tipo gestionale, che di solito hanno bisogno di un breve periodo di formazione utile per conoscerne tutte le funzionalità. Oggi l’obiettivo di chi sviluppa questi software è quello di fornire interfacce semplici e immediate, così da rendere il lavoro più semplice anche per chi non ha molta esperienza.

I dati possono essere di vario genere. Quelli più comuni sono i dati anagrafici, che riguardano le informazioni personali dei clienti, come nome, cognome, età, numero di telefono e altro. Altri dati sono quelli relativi ai movimenti finanziari dell’azienda, come fatture in entrata e in uscita.

Un ruolo di responsabilità

L’addetto al data entry ha un ruolo di grande responsabilità. Non si deve limitare solamente a inserire i dati, ma deve anche controllare che siano corretti e privi di qualsiasi inesattezza. Informazioni sbagliate potrebbero essere un vero e proprio problema dell’azienda, portando a commettere degli errori che sarebbe meglio evitare.

Oltre alla correzione l’addetto dovrebbe anche cercare di aggiornare spesso tali informazioni, affinché l’impresa abbia costante a disposizione dati corretti e affidabili. A distanza di tempo alcuni dettagli potrebbero diventare obsoleti e completamente inutili.

Quali competenze deve avere

Viene da chiedersi quali competenze debba avere un data entry. Non sono richieste particolari competenze informatiche, visto che per usare determinati software sono previsti degli appositi corsi di formazione, o almeno un periodo di affiancamento con qualcuno di esperto. Nonostante ciò è fondamentale saper usare un computer, visto che è il principale strumento da utilizzare in questo tipo di lavoro.

Per quanto riguarda il lavoro vero e proprio sicuramente serve molta precisione. Bisogna essere scrupolosi e attenti ai dettagli, oltre che essere pronti a rivedere di volta in volta quanto inserito per evitare eventuali errori.

La velocità di digitazione dovrebbe essere abbastanza alta, così da inserire molti dati in un breve lasso di tempo. La velocità di digitazione di solito aumenta con la pratica, quindi non bisogna scoraggiarsi i primi tempi.

Infine è necessario saper lavorare sotto pressione, visto che potrebbero esserci dei periodi di grande intensità al lavoro, in cui non bisogna perdere la calma.