Come migliorare la comunicazione per ottimizzare la produttività aziendale

In linea di massima tutte le aziende si basano su strumenti comunicativi, anche impliciti e spontanei che non vengono considerati tali. Ad esempio lo scambio informativo tra un reparto e l’altro può essere considerato come una comunicazione interna che funge da perno di collegamento per l’ottimizzazione della produttività.

Se dunque appare inizialmente facile stabilire un rapporto comunicativo, la cosa complicata è mantenere una simile relazione di confronto, altrimenti si rischia di compromettere l’operato dei dipendenti, le loro competenze e il risultato finale.

Come si può dunque migliorare la comunicazione? Come si può rendere più efficiente la produttività aziendale attraverso il confronto?

Per rispondere a queste due importanti domande abbiamo chiesto l’aiuto degli esperti del settore, gli amici di Puntonetformazione.com, scuola di formazione che tra gli altri propone da anni un corso PNL (Programmazione Neuro Linguistica) finalizzato alla comunicazione a scopo terapeutico e lavorativo, utile allo sviluppo delle facoltà cognitive e comportamentali di gruppo.

Identificazione dei problemi di comunicazione

La prima regola per un confronto ideale è quella di imparare ad identificare i problemi comunicativi. Solo dopo aver capito le carenze e le difficoltà si può sviscerare il problema e affrontarlo.

Ma quali possono essere i sintomi di un’assenza o di una difficoltà di comunicazione?

In primis la poca propensione delle persone, la poca attenzione alle informazioni, la riluttanza al cambiamento. Ma anche l’instabilità dell’ambiente di lavoro o la mancanza di adattamento ai vari strumenti esperiti.

Dopo aver stabilito quale o quali di questi punti tendono a mettere in bilico l’armonia e il feeling di dialogo necessario per lavorare bene, bisogna imparare ad elaborare il problema.

In questo modo le informazioni saranno centralizzate, sarà migliorata la produttività e si eviteranno i conflitti.

La cultura aziendale si deve basare sulla comunicazione

Lo scopo principale di un datore di lavoro deve esser quello di creare un ambiente di lavoro che sia ideale per il dipendente, il quale deve sentirsi bene, stimolato a produrre e a farlo appartenendo ad un team.

La fiducia, insieme all’attenzione per le piccole cose, può apparire l’ingrediente principale per un rapporto con i dipendenti che sia reale. Questa situazione tipo si chiama cultura aziendale e in quanto tale deve dare la possibilità anche allo staff di potersi esprimere.

Esprimere vuol dire cioè comunicare.

In un contesto così sereno e più semplice di quanto si pensi, i colleghi si sentiranno parte l’uno dell’altro, uniti reciprocamente allo spirito aziendale, all’unisono “fedeli” al loro datore di lavoro.

Se infatti si basa la cultura aziendale sulla segretezza delle informazioni e sulla compartimentazione dei servizi e delle competenze, si finirà automaticamente in una comunicazione interna precaria.

Di conseguenza, i progetti si stagnano, così come la produzione che rallenta a vista d’occhio.

Stabilire una strategia di comunicazione interna

Affinché ci si possa affidare alla migliore strategia di comunicazione interna in primis non bisogna perdere di vista gli obiettivi. Dopodiché bisogna adattare il contenuto a questi ultimi, la qual cosa si fa attraverso la comunicazione interna.

All’interno dell’assetto aziendale devono essere variegate le tipologie di contenuti e mezzi di comunicazione a disposizione dei dipendenti: sito web, newsletter interna, blog, newsletter/display, intranet. Ma anche social network aziendale, video, eventi e cosi via.

Rendere più accessibile la comunicazione spesso vuol dire liberarsi di ogni limite esistente.

Più semplicemente è importante che la comunicazione sia trasversale, che le informazioni fuoriescano non solo orizzontalmente ma anche verticalmente.

La trasparenza è importante per dare valore ai dipendenti

Per quanto concerne la trasparenza essa rappresenta il punto focale per rendere agevole lo scambio comunicativo.

Il datore deve cioè essere sincero per tutto quello che succede nel presente o potrà succedere in futuro.

Il bello e il brutto vanno annunciati nel medesimo modo, con la stessa identica intensità, per aiutare il dipendente a fidarsi e a sentirsi sicuro di essere partecipe sia nella positività che nella negatività della realtà aziendale. La condivisione in fondo rappresenta l’assunto base della comunicazione e della sua valenza ai fini della produttività aziendale.

A tal proposito potrebbe essere un’idea quella di creare degli incontri regolati tra i dipendenti, così che possano instaurarsi dei legami tra gli stessi e per permettere in tal modo di far circolare le informazioni.

La comunicazione collaborativa

La comunicazione collaborativa sembra una cosa scontata, eppure troppe volte si interloquisce con qualcuno che dall’altro lato è poco reattivo a recepire. Per questo motivo occorre che ci sia collaborazione, nel rispetto del proprio lavoro e di quello altrui.

Più nel dettaglio si tratta di una forma di comunicazione vista come una specie di impegno dello staff a partecipare attivamente al lavoro aziendale.

I dipendenti si fanno cioè portatori di informazioni, e dunque di responsabilità, senza apparire meri destinatari di messaggi.

Il coinvolgimento è importante. Per questo motivo la comunicazione collaborativa rappresenta pure un’aspettativa dei dipendenti. Questi ultimi si sentono maggiormente stimolati se coinvolti, e questo di solito richiede strumenti usati comunementein tutta l’azienda.

Lo scopo è quello di spingere i dipendenti a parlarsi, a capirsi e ad ascoltarsi l’uno con l’altro.

In fondo è cosi che opera una squadra vincente. Come si può dunque instaurare una comunicazione collaborativa efficace in azienda? In primis dando a tutti i dipendenti l’accesso ai medesimi strumenti.

L’uso di uno strumento apposito

Non è che i colleghi per parlare debbano spostarsi necessariamente da un punto all’altro dell’azienda. Per fortuna oggi la tecnologia è dalla nostra parte. Per questo, per rendere più facile e snella la comunicazione ci si può affidare agli strumenti digitali oggi disponibili, come ad esempio i social network aziendali (CSR).

La chat, la pianificazione, la condivisione dei documenti elettronici aiutano a gestire il lavoro con una maggiore collaborazione e con una schematizzazione utile praticamente a tutti. Viene cioè progettato ogni punto affinché tutti quanti abbiano accesso ad uno strumento ad hoc che agevola il lavoro di tutti i giorni e rende piacevole passare il tempo in ufficio.