Gestione della Logistica e del Magazzino: cos’è e come farla

Gestire il settore logistico e di conseguenza il proprio magazzino a livello aziendale, può sembrare cosa più difficile a dirsi che a farsi. Infatti, seguendo i giusti consigli, si può beneficiare di maggiore ordine e di un approccio più tecnologico ai due diversi (ma convergenti) settori.

Questo dimostra che una qualunque impresa per funzionare bene deve saper gestire precisamente la catena logistica e del magazzino.

Se infatti i processi di reazione e stoccaggio merci, nonché la loro rotazione e la messa a disposizione si pongono in essere con maggiore linearità, tutto l’andamento aziendale finisce con l’essere snellito e ottimizzato.

I principi cardine della gestione magazzino

Alla base della gestione del magazzino e della logistica vi è sicuramente l’efficienza. Qualunque azione si svolga, qualunque elemento posto in essere, va studiato nei minimi particolari, con accuratezza quasi maniacale, affinché la produttività sia, per l’appunto più efficiente.

Il punto focale di questo discorso ruota dunque intorno a chi opera (come vedremo) nei due comparti aziendali, proprio perché lavorare strategicamente significa fare attenzione a tutto quello che concerne la logistica e l’organizzazione merci.

Le mansioni tipiche di ogni collaboratore vanno svolte tenendo traccia, passo dopo passo, di ciò che si fa e non si fa, con l’aiuto della compilazione documentale di tutti i moduli di accompagnamento delle merci.

Laddove, come normale che sia, dovesse presentarsi una piccola falla o una defiance, l’organizzazione interna dei collaboratori muta atteggiamento e rivaluta il proprio modus operandi per ottimizzare le debolezze.

I documenti di trasporto

Quando si parla di documenti di trasporto in pratica stiamo parlando di una delle attività insite nella gestione logistica.

Sostanzialmente si tratta di quel portfolio documentale che può essere considerato come la carta d’identità della merce prodotta e che deve essere trasportata. All’interno di questo plico sono contenute delle info rispetto ai beni o servizi posti in essere, nonché circa i soggetti che hanno un ruolo nella transazione.

Ecco dunque che la logistica si gestisce in modo corretto a partire dalla compilazione di questi documenti.

Documenti che devono contenere:

• Generalità complete di Partita IVA del cedente e del cessionario;
• numero e data del documento;
• descrizione dei beni o dei servizi al centro del contratto;
• quantità dei beni o servizi ceduti;
• riferimento di chi si fa carico del trasporto.

Se prima questa parte del gioco si gestiva manualmente con un maggiore rischio di sbagliare, adesso il margine errore è più basso, dato che è tutto digitalizzato.

I dipendenti oggi impiegati nel settore logistico hanno modo di organizzare il proprio lavoro attraverso programmi e software al computer che rendono più snello il delicato momento della compilazione.

Non solo dunque è più facile riempire i moduli, ma è più semplice anche trasmetterli, tenendo così traccia del documento stesso attraverso una Conservazione Digitale del DdT come previsto dalle nuove normative (Decreto Ministeriale del 17 giugno 2014) e alle regole tecniche riportate nel DPCM del 3 dicembre 2013 ulteriormente chiarite e precisate dalla Circolare dell’Agenzia delle Entrate n.18/E del 24 giungo 2014.

Chi lavora nel settore logistico inoltre, proprio a fronte del fatto che impiega software e programmi in costante aggiornamento, segue poi di frequente dei corsi di formazione per imparare a sfruttare al massimo le risorse elettroniche a loro disposizione.

Tali corsi di aggiornamento in taluni casi servono anche agli impiegati per imparare a lavorare in totale sicurezza (come vedremo di seguito).

La sicurezza del magazzino

Se il lavoro logistico è cambiato e rende più snello tutto il processo organizzativo e produttivo, vuol dire che in magazzino esiste una maggiore sicurezza.

Il fatto che tutto viene registrato nei database, e quindi si tiene traccia di imballaggio, stoccaggio, e trasporto, è importante per capire quali dispositivi e piani attivare per preservare la sicurezza di persone, cose e macchinari presenti nel magazzino.

Basti pensare che la fase di spostamento fisico della merce avviene attraverso l’uso di macchine come i carrelli elevatori. La manutenzione dei carrelli elevatori è uno step fondamentale per avere un controllo completo sulla sicurezza all’interno del magazzino.

Tecnologia e del software per la gestione del magazzino e della logistica

A rischio di sembrare ridondanti, ma l’essenza stessa della logistica e della gestione del magazzino è incentrata sull’uso della tecnologia.

Abbiamo già avuto modo di anticipare come il lavoro degli impiegati del comparto logistico sia migliorato grazie all’informatica e ai numerosi passi in avanti fatti dal punto di vista dei programmi gestionali proposto.

Tutte le operazioni di accumulo dati e di gestione archivio, vengono oggi disbrigate con maggiore celerità, per una produzione che sembra quasi una catena di montaggio.

I moderni software impiegati nelle varie aziende consentono addirittura di ottenere una reportistica in tempo reale sulla movimentazione delle merci, con alert puntuali sul raggiungimento delle scorte minime o di beni immobilizzati per troppo tempo.

Chiunque lavori e accesa a questi database potrà sapere dove si trova la merce, il quantitativo, il giorno del trasporto e per giunto il momento d’arrivo della merce dal produttore al venditore.

Quella poc’anzi spiegata può essere definita come una vera e propria strategia tecnologica ed automatizzata in grado di mettere insieme le funzionalità di business amministrative con le funzioni propriamente operative.

C’è un maggiore accorpamento dei diversi compatti aziendali, una maggiore coesione e collaborazione tra area finance, risorse umane, acquisti, produzione e distribuzione. Il tutto applicando vari livelli d’integrazione.

In tal modo non si ottimizza solamente la parte pratica e quella di spostamenti merci, ma anche le funzioni amministrative e quelle operative.

Insomma, per funzionare bene ai piani alti, un’azienda deve essere  ben consolidata alle basi. E le basi le dà proprio la logistica.